Votre entreprise est-elle prête à tirer parti de la mobilité des employés?

Un employé qui visite plusieurs villes par affaires n’est certainement pas un nouveau phénomène. Par contre, le fait d’avoir ce même employé en liaison constante avec le bureau et que les clients peuvent le joindre en un instant est un progrès majeur.

Pour qu’une entreprise demeure dans la course, ses effectifs doivent être mobiles, branchés et mobilisés. La mobilité permet aux employés de répondre aux demandes des clients et de résoudre des problèmes plus rapidement, ce qui augmente la productivité et la compétitivité. Avec un accès et des connexions efficaces, les employés sont en mesure de travailler sans interruption même lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Le plus souvent, ils peuvent même travailler à partir d’une autre ville.

Pour en savoir plus sur les méthodes que peuvent utiliser les petites entreprises pour tirer parti de la mobilité de leurs employés, s’inscrire au webinaire avant le 17 octobre.

Une entreprise qui veut faciliter la mobilité doit tenir compte de six facteurs.

Quelle est votre vision de la mobilité?

Avant d’investir dans une nouvelle technologie qui facilite la mobilité des employés, faites l’exercice de justification commerciale. Pour certaines petites entreprises, le fait de munir tous les employés d’outils modernes de mobilité renforce leur image de marque et leur donne un avantage concurrentiel, ce qui les aide à remporter plus de contrats. Pour d’autres, les appareils mobiles augmentent la satisfaction et la productivité des employés, ce qui rend l’entreprise plus attrayante aux recrues qui sortent du collégial ou de l’université.

Si vous et vos employés disposez déjà d’ordinateurs portables, de téléphones intelligents ou d’autres appareils portatifs, travaillent-ils différemment aujourd’hui? Imaginez l’avenir de votre entreprise et comment elle pourrait prendre son essor dans un monde où les employés sont autonomes et accèdent à toutes les informations dont ils ont besoin pour effectuer leurs tâches peu importe où ils se trouvent.

Quelles applications mobiles conviennent à votre entreprise?

Une fois que vous avez arrêté votre stratégie, il faut tenir compte de ce que les employés peuvent faire avec leurs appareils. Le courriel est l’application la plus répandue que les petites entreprises déploient, mais les employés pourraient aussi bien consulter des documents, des feuilles de calcul, des exposés, des outils de cartographie dotés de GPS, des entrées de répertoire, des photos et des applications professionnelles sur leur appareil. Ils peuvent également prendre part à des réunions sur le Web, notamment en vidéoconférence haute définition ou bien communiquer grâce à des services de messagerie instantanée de calibre commercial, pour collaborer avec des collègues et répondre aux clients sur le champ.

Quels sont les risques sur le plan de la sécurité?

Le fait de munir son personnel d’appareils mobiles comporte cependant l’inconvénient d’augmenter les risques sur le plan de la sécurité. Pour choisir une stratégie de mobilité pour votre entreprise, évaluez les risques sur le plan de la sécurité. Les employés se promèneront-ils avec des données confidentielles sur leurs appareils, comme des numéros de carte de crédit ou des dossiers médicaux?  En cas d’atteintes à la sécurité, quelle est l’étendue des risques? Consultez un expert pour élaborer des stratégies, des mesures et des procédures de sécurité pour réduire ces risques. Assurez-vous de sécuriser les procédures d’accès au réseau par les appareils en plus d’instaurer une protection par mots de passe. Soyez également préparé à l’inattendu. Si des appareils sont perdus ou volés, il faudra alors s’assurer que les données de l’entreprise et des clients continuent d’être sécurisées.

L’intégration des appareils personnels au réseau de votre entreprise est-elle vraiment une bonne chose?

Compte tenu de vos besoins en matière d’applications et de sécurité, il est utile d’évaluer si les appareils sont fournis par l’entreprise ou si ce sont les employés qui apportent le leur.  Un appareil fourni par l’entreprise, mais activé par l’employé (COPE) donne au un certain contrôle au service de l’informatique et de la sécurité de l’entreprise tout en laissant les employés utiliser l’appareil à des fins personnelles.  Une démarche fondée sur le mode PAP « Prenez votre appareil personnel » permet aux employés d’utiliser leur propre appareil au bureau. Cette option coûte moins cher, mais est accompagnée de risques élevés sur le plan de la sécurité et de la gestion. Une autre option serait de fournir aux employés certains types d’appareil, comme un ordinateur portatif et leur permettre d’amener d’autres appareils à leur frais. Quelle que soit la stratégie choisie, il faut s’assurer que les capacités et les mesures de sécurité suffisent à la protection des systèmes informatiques de l’entreprise.

Quels appareils et systèmes d’exploitation doit-on utiliser?

Certains appareils et systèmes d’exploitation fonctionnent mieux avec certaines applications. Il est donc important de déterminer ceux qui correspondent aux besoins de l’entreprise. Certains secteurs utilisent des applications spécialisées comme des systèmes de carte de crédit des détaillants, des logiciels de dessin d’architecture ou des systèmes de gestion des soins médicaux qui ne fonctionnent que sur certains systèmes d’exploitation. Décidez quels appareils sont requis pour effectuer la tâche.  Si les employés ont besoin d’accéder à un système de gestion des relations avec la clientèle alors qu’ils sont chez le client pour faire une démonstration en ligne, un ordinateur portatif ou une tablette est probablement plus pratique qu’un téléphone intelligent.

Quel est le budget dont vous disposez?

L’achat d’appareils pour vos employés peut être coûteux, mais les frais de départ sont compensés par un accroissement de la compétitivité et de la productivité issue de la standardisation ainsi que par des coûts de soutien TI et des risques de sécurité moins élevés en raison des plateformes communes. Lorsque vous décidez que la démarche PAP est la mieux adaptée aux besoins de l’entreprise, soyez prêts à accepter les risques de sécurité, d’incohérence et de communications moins sécurisées qui accompagnent les coûts moins élevés.

Pour tirer parti d’autres renseignements de cette série portant sur les technologies destinées aux petites entreprises, lisez mon billet qui explique comment trouver le meilleur plan de financement pour votre entreprise. Soyez des nôtres la semaine prochaine pour le trosième volet de cette série où nous traiterons de la technologie de collaboration et des questions que devraient se poser les propriétaires de PME lorsqu’ils entament leur recherche de la meilleure solution.